Zásady zpracování osobních údajů

1. Úvod

Tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady") popisují způsob, jakým společnost PIXIO s.r.o. zpracovává osobní údaje při poskytování cloudové služby Pipni.to, určené pro evidenci docházky zaměstnanců, správu absencí, schvalovacích procesů a dalších souvisejících funkcí.

Společnost PIXIO s.r.o. zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími obecně závaznými právními předpisy České republiky.

Cílem těchto Zásad je informovat zákazníky, uživatele systému i další dotčené osoby o tom, jaké údaje jsou zpracovávány, za jakým účelem, na jakém právním základě, komu mohou být zpřístupněny a jaká práva subjektům údajů náleží.

2. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

PIXIO s.r.o.
Hlohová 306/2, 725 28 Ostrava – Lhotka
IČO: 06068910
Datová schránka: zjdicjs
Telefon: +420 604 639 441
E-mail: obchod@pixio.cz
Technická podpora: podpora@pipni.to
Web: https://pipni.to
Bankovní spojení: 4754397399/0800

Společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, oddíl C, vložka 70430.

3. Postavení společnosti PIXIO při zpracování osobních údajů

Společnost PIXIO s.r.o. může při poskytování služby Pipni.to vystupovat ve dvou různých rolích podle typu zpracovávaných údajů.

3.1 PIXIO jako správce osobních údajů

PIXIO vystupuje jako správce zejména při zpracování údajů týkajících se:

• registrace zákazníků,
• kontaktních osob zákazníka,
• fakturačních údajů,
• komunikace se zákazníkem,
• objednávek a plateb,
• uživatelských účtů administrátorů,
• provozu webových stránek a zákaznické podpory.

V těchto případech rozhoduje společnost PIXIO o účelu i způsobu zpracování osobních údajů.

3.2 PIXIO jako zpracovatel osobních údajů

Při poskytování služby Pipni.to společnost PIXIO zpravidla vystupuje jako zpracovatel osobních údajů zaměstnanců zákazníka. Správcem těchto údajů je vždy zákazník (zaměstnavatel), který rozhoduje:

• jaké údaje budou do systému vloženy,
• jak dlouho budou uchovávány,
• kdo k nim bude mít přístup,
• za jakým účelem budou zpracovávány.

PIXIO zpracovává tyto údaje výhradně podle pokynů zákazníka a pouze za účelem poskytování služby Pipni.to.

4. Jaké osobní údaje zpracováváme

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na využívaných funkcích systému.

4.1 Údaje zákazníků

Při registraci a využívání služby mohou být zpracovávány zejména: jméno a příjmení, titul, e-mailová adresa, telefonní číslo, obchodní firma, IČO, DIČ, sídlo společnosti, fakturační e-mail, historie objednávek, historie plateb, vystavené daňové doklady, komunikace se zákaznickou podporou.

4.2 Údaje zaměstnanců

Na základě pokynů zákazníka mohou být v systému evidovány zejména: jméno, příjmení, titul, e-mailová adresa, telefonní číslo, profilová fotografie, pracovní zařazení, tým nebo organizační jednotka, interní identifikátor zaměstnance, identifikační číslo RFID karty nebo čipu, identifikátor biometrického terminálu (je-li využíván). Rozsah evidovaných údajů určuje vždy zákazník jako správce osobních údajů.

4.3 Docházkové údaje

Systém Pipni.to může evidovat zejména: čas příchodu, čas odchodu, začátek a konec přestávky, dovolené, pracovní neschopnosti, služební cesty, návštěvy lékaře, jiné typy absencí, poznámky k docházce, schvalovací procesy, historii změn docházky (auditní stopu), informace o zařízení, ze kterého byla docházka provedena.

4.4 Lokalizační údaje

Pokud zákazník využívá evidenci polohy při zápisu docházky, může systém zaznamenat také GPS souřadnice zařízení. Poloha je zaznamenána pouze při provedení konkrétní docházkové události a pouze v případě, že uživatel udělí příslušné oprávnění webovému prohlížeči nebo mobilní aplikaci. Systém Pipni.to neslouží k průběžnému sledování pohybu zaměstnanců ani k nepřetržitému monitorování jejich polohy.

4.5 Technické údaje

Za účelem bezpečnosti, ochrany systému a zajištění správné funkčnosti mohou být zpracovávány také technické informace, zejména: IP adresa, datum a čas přihlášení, historie přihlášení, použitý webový prohlížeč, informace o operačním systému, identifikace zařízení, cookies nezbytné pro fungování aplikace, logy aplikace, tokeny mobilních zařízení pro zasílání push notifikací prostřednictvím služby Expo.

4.6 Biometrické údaje

Služba Pipni.to může být propojena s docházkovými terminály podporujícími identifikaci zaměstnanců pomocí biometrických údajů, například otisku prstu. Společnost PIXIO při poskytování této funkcionality vystupuje výhradně jako zpracovatel osobních údajů. Za zákonnost využívání biometrických údajů, určení právního základu jejich zpracování, splnění informační povinnosti vůči zaměstnancům a případné získání souhlasů nebo splnění jiných zákonných podmínek odpovídá zákazník jako správce osobních údajů. PIXIO biometrické údaje nezpracovává pro vlastní účely ani je neposkytuje třetím stranám.

5. Účely zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování služby Pipni.to a plnění našich zákonných či smluvních povinností. Jednotlivé účely zpracování zahrnují zejména:

• registraci a správu uživatelských účtů,
• poskytování cloudové služby Pipni.to,
• evidenci pracovní docházky,
• správu absencí, dovolených a dalších docházkových událostí,
• správu zaměstnanců a organizační struktury zákazníka,
• vedení schvalovacích procesů,
• komunikaci se zákazníkem,
• zasílání systémových oznámení a push notifikací,
• vystavování daňových dokladů a vedení účetnictví,
• plnění zákonných povinností,
• ochranu systému proti zneužití,
• řešení technických problémů,
• zajištění bezpečnosti služby,
• vedení auditních záznamů změn provedených v systému.

Osobní údaje nejsou využívány k automatizovanému rozhodování ani profilování ve smyslu článku 22 GDPR.

6. Právní základy zpracování

Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud k tomu existuje odpovídající právní důvod podle článku 6 GDPR. Jedná se zejména o:

Plnění smlouvy

Zpracování je nezbytné pro poskytování služby Pipni.to, správu zákaznického účtu, vystavování faktur, poskytování technické podpory a plnění dalších smluvních povinností.

Plnění právních povinností

Některé údaje jsme povinni zpracovávat na základě právních předpisů, zejména účetních a daňových zákonů.

Oprávněný zájem

Některé údaje zpracováváme za účelem: zabezpečení systému, ochrany proti neoprávněnému přístupu, prevence podvodného jednání, řešení technických incidentů, vedení provozních logů, ochrany práv společnosti PIXIO.

Souhlas

Pokud je pro některé zpracování vyžadován souhlas subjektu údajů, bude zpracování provedeno pouze po jeho udělení. Souhlas lze kdykoliv odvolat způsobem uvedeným při jeho udělení.

7. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro splnění účelu jejich zpracování nebo po dobu stanovenou právními předpisy. Orientační doby uchování jsou zejména:

Po uplynutí této doby jsou osobní údaje bezpečně odstraněny nebo anonymizovány, pokud jejich další uchování nevyžadují právní předpisy.

8. Ukončení služby a výmaz dat

Po ukončení smlouvy o poskytování služby mohou být data zákazníka uchována po přiměřenou dobu za účelem dokončení ukončení služby, vyřízení případných požadavků zákazníka nebo splnění zákonných povinností.

Zákazník může po ukončení služby požádat o export svých dat. Export bude poskytnut v běžně používaném elektronickém formátu odpovídajícím možnostem systému.

Po uplynutí přiměřené doby určené pro export dat budou data zákazníka odstraněna z produkčního prostředí. Záložní kopie mohou obsahovat údaje po dobu nezbytně nutnou pro zajištění obnovy systému, nejdéle však po dobu stanovenou interní politikou zálohování společnosti PIXIO.

9. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu subjektům, které se podílejí na poskytování služby Pipni.to nebo jejichž zpřístupnění vyžaduje právní předpis. Jedná se zejména o následující příjemce:

• PIXIO s.r.o. – provoz cloudové infrastruktury, technická podpora, správa serverů a e-mailových služeb.
• Expo – služba využívaná pro doručování push notifikací do mobilních zařízení.
• Česká spořitelna, a.s. – zpracování plateb a párování plateb předplatného prostřednictvím variabilního symbolu.
• ARES – automatické načítání veřejně dostupných údajů o obchodních společnostech podle zadaného IČO.
• Google reCAPTCHA – ochrana registračních a kontaktních formulářů proti automatizovanému zneužití a spamu.
• Orgány veřejné moci – pokud nám jejich zpřístupnění ukládá právní předpis nebo závazné rozhodnutí příslušného orgánu.

Osobní údaje nejsou prodávány ani poskytovány třetím stranám pro marketingové účely.

10. Předávání osobních údajů do třetích zemí

Společnost PIXIO provozuje službu Pipni.to primárně na vlastní serverové infrastruktuře. Některé využívané služby třetích stran, například Expo nebo Google reCAPTCHA, mohou v souvislosti se svým provozem předávat osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor.

V takových případech dochází k předávání pouze za podmínek stanovených GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo prostřednictvím standardních smluvních doložek či jiných vhodných záruk.

11. Cookies a analytické nástroje

Služba Pipni.to používá soubory cookies a obdobné technologie za účelem zajištění správného fungování aplikace, zabezpečení uživatelských účtů, analýzy návštěvnosti webových stránek a vyhodnocování účinnosti marketingových kampaní. Používané cookies lze rozdělit do následujících kategorií:

Nezbytné cookies

Tyto cookies jsou nezbytné pro správné fungování webových stránek a aplikace Pipni.to. Slouží zejména pro: přihlášení uživatele, udržení uživatelské relace, zabezpečení uživatelského účtu, správné fungování jednotlivých funkcí systému. Bez těchto cookies není možné službu Pipni.to řádně používat.

Preferenční cookies

Tyto cookies umožňují zapamatovat si zvolená nastavení uživatele, například jazykové preference nebo další volby ovlivňující používání aplikace.

Analytické cookies

Analytické cookies slouží k získávání anonymních nebo agregovaných statistik o používání webových stránek a aplikace. Tyto informace nám pomáhají lépe porozumět chování návštěvníků, zlepšovat funkčnost služby a optimalizovat uživatelské prostředí. Za tímto účelem můžeme využívat služby třetích stran, například Google Analytics nebo obdobné analytické nástroje.

Marketingové cookies

Marketingové cookies slouží k měření účinnosti reklamních kampaní, vyhodnocování konverzí a zobrazování relevantních reklam na webových stránkách třetích stran. Za tímto účelem můžeme využívat služby třetích stran, například Meta Pixel (Facebook Pixel) nebo jiné obdobné marketingové nástroje.

Marketingové a analytické cookies jsou používány pouze v případě, že k jejich používání udělí návštěvník souhlas prostřednictvím cookie lišty, pokud je takový souhlas vyžadován platnými právními předpisy.

Bezpečnostní technologie

Pro ochranu registračních, kontaktních a dalších formulářů proti automatizovanému zneužití může být využívána služba Google reCAPTCHA. Používání této služby se řídí zásadami ochrany osobních údajů a smluvními podmínkami společnosti Google.

Správa cookies

Návštěvník může své preference týkající se používání cookies kdykoliv změnit prostřednictvím nastavení cookie lišty nebo nastavení svého internetového prohlížeče. Omezení některých typů cookies však může ovlivnit správnou funkčnost webových stránek nebo některých částí služby Pipni.to.

12. Zabezpečení osobních údajů

Ochrana osobních údajů je pro společnost PIXIO prioritou. Přijali jsme technická i organizační opatření odpovídající povaze zpracovávaných údajů a možným rizikům. Mezi používaná bezpečnostní opatření patří zejména:

• šifrovaná komunikace prostřednictvím HTTPS/TLS,
• řízení přístupových oprávnění uživatelů,
• víceúrovňový systém uživatelských rolí,
• auditní záznamy změn provedených v systému,
• pravidelné zálohování dat,
• ochrana serverové infrastruktury,
• průběžná aktualizace systému,
• monitoring provozu aplikace,
• ochrana proti neoprávněnému přístupu.

Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují pro výkon své pracovní činnosti nebo poskytování služby.

13. Práva subjektů údajů

Každý subjekt údajů má v souladu s GDPR právo:

• požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování,
• získat své osobní údaje ve strojově čitelném formátu, pokud to právní předpisy umožňují,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pokud společnost PIXIO vystupuje pouze jako zpracovatel osobních údajů zaměstnanců zákazníka, je nutné tato práva uplatňovat primárně u zaměstnavatele, který je správcem osobních údajů. PIXIO poskytne správci nezbytnou součinnost při vyřizování těchto žádostí.

14. Ochrana soukromí zaměstnanců

Systém Pipni.to je určen pro evidenci pracovní docházky a souvisejících procesů. Služba není určena k nepřetržitému sledování zaměstnanců ani ke zpracování osobních údajů nad rámec funkcionalit využívaných zákazníkem. Rozsah zpracovávaných údajů vždy určuje zákazník jako správce osobních údajů.

Zákazník odpovídá zejména za:

• výběr údajů evidovaných v systému,
• nastavení oprávnění jednotlivých uživatelů,
• zákonnost využívání biometrických údajů,
• splnění informační povinnosti vůči zaměstnancům,
• dodržování pracovněprávních předpisů.

15. Kontakt pro ochranu osobních údajů

V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nebo uplatnění práv podle GDPR nás můžete kontaktovat:

PIXIO s.r.o.
Hlohová 306/2, 725 28 Ostrava – Lhotka
IČO: 06068910
Telefon: +420 604 639 441
E-mail: obchod@pixio.cz
Technická podpora: podpora@pipni.to
Web: https://www.pipni.to

16. Změny těchto zásad

Společnost PIXIO si vyhrazuje právo tyto Zásady ochrany osobních údajů průběžně měnit nebo doplňovat, zejména v případě změny právních předpisů, rozšíření funkcionalit služby Pipni.to nebo změny používaných technologií. Aktuální znění těchto Zásad je vždy zveřejněno na webových stránkách služby Pipni.to. Nové znění nabývá účinnosti dnem jeho zveřejnění, není-li uvedeno jinak.

17. Účinnost

Tyto Zásady zpracování osobních údajů nabývají účinnosti dne 1. 8. 2026.